使用电子邮件的十大误区

很多人觉得自己用电子邮件用得不错,其实不然。太多的人匆匆写就,其内容让收件方存有疑问,于是还要花更多的时间来答疑解惑,反而浪费了建立关系、相互鼓励、敲定交易,以及传达重要讯息的机会。

因此,我们应避免电子邮件使用过程中的十大误区。

误区一:使用含糊不清的主题。“开会”、“更新”或“问题”这种字眼不适合作为邮件主题,尽量让主题包含更多的信息。这样一来,使用个人掌上设备(PDA)收发邮件的人就能很快了解情况,每个人都喜欢清晰明了的总结式标题。五到十个字的主题就能沟通很多信息,如“上周会议纪要及行动计划”。

误区二:不开门见山。首先就要把重要的信息说出来:把日期、最后期限和完成目标放在头三行之内(如果主题中没有说明的话)。由于PDA显示的局限性、时间压力、文化差异以及价值取向,很多收件人可能只看邮件的头几行内容。

误区三:使用“密件抄送”(BCC)选项。即使从好里说,密件抄送功能也显得有点偷偷摸摸,而且存在一定风险。从坏里说,密件抄送是一种欺骗和不道德的行为。而且,收件人有时会选择“全部回复”,这样就会发现存在密件抄送方。你应该先把邮件发给主收件人,不使用密件抄送功能,然后将已发邮件转发给其他方,并附上一个简要说明。

误区四:喜欢用之前冗长的邮件往来内容来说事。很少有收件人愿意费力翻阅列在邮件正文后面的前期往来信息。应该把你的立场观点在正文中摆明,即便附后的内容也有所交待。单单回复“好的”太笼统,不如把话讲全,说:“好的,给你雇五个临时工的额外费用。”

误区五:忽视语法和结构。PDA的使用让人们对语法错误更为宽容,但这也意味着如果你的书写表达准确无误,人们会对你刮目相看。

误区六:不想写长邮件,即使言之有物。有时,邮件的内容越长,说得就越明白,这样就不用再添加附件,省得收件人打开附件时还要进行安全扫描。因此,不要害怕写长邮件,但要把内容的脉络结构理清楚。

误区七:段落过长,内容太密集,让人读起来头昏脑涨。邮件的长度并不会让人望而生畏,但大段大段的排版却会如此。

误区八:忽视收件人的感受。要记住,虽然我们看不到对方,也听不到对方的声音,但电子邮件是一种真人之间的交流。

误区九:认为发邮件是最好的沟通方式。电子邮件并不总是最佳的沟通方式。想让身边的人快速回答一个问题?不如直接去找他。发了邮件却没得到回复,想提醒对方?给他打个电话。希望更正式一点?那就写一封信函。想解释一个复杂或者敏感的问题?不妨开个会。

误区十:忘了电子邮件永垂不朽。大多数的人都闪电般地阅读、发送和删除自己的电子邮件。但有一点千万不能忘记:电子邮件永远存储在某个服务器上,如果我们在邮件中犯了什么错误,冒犯了什么人,或导致了什么困惑,到时候邮件就是最容易转发给别人的证据。

Tim Flood 2010年 02月 25日 http://cn.wsj.com/gb/20100225/eoe093419.asp?source=MoreInSec
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